近日，住房城乡建设部、国家档案局联合公布《城市建设档案管理规定》，明确自 2026年9月1日 起施行。 这次新规，对建设单位影响很直接。 不是多填几张表，也不是资料员多跑几趟档案馆。 真正的变化是：工程档案不能再等到项目快结束时集中补了，而是要跟着工程进度同步走。 新规明确，工程建设单位应当将档案相关费用列入建设工程造价，及时收集、整理建设工程各环节文件材料，确保归档进度与工程建设进度同步。 这句话很关键。 过去不少项目的做法是，工程先往前干，资料后面再补。 施工进度、验收节点、备案手续都在赶，档案资料往往排在最后。 缺签字，回头补。 竣工图对不上现场，回头改。 监理资料、施工资料、设计变更散在各单位手里，最后再集中催。 这种模式以后风险会越来越大。 因为第61号令把工程档案往前推了。 它不是竣工后的“收尾资料”，而是项目全过程管理的一部分。 尤其是建设单位，不能再把档案工作简单交给资料员或者施工单位就算完事。 新规明确，建设工程勘察、设计、施工、监理等单位应当根据建设进度，同步开展建设工程文件材料的收集和整理工作，并按规定交付工程建设单位；工程建设单位应当定期督促和查验归档情况。 也就是说，参建单位都要做，但建设单位要管。 建设单位是牵头人。 你不能等到竣工验收前才问施工单位资料齐不齐，也不能等到备案前才发现竣工图没完成、变更没落图、隐蔽资料找不到。 这次新规还有一个非常现实的节点。 工程建设单位应当在组织工程竣工验收前完成工程档案的整理立卷，确保工程档案完整、准确、系统、规范和安全。 注意，是组织工程竣工验收前。 不是竣工验收后。 不是备案后。 不是档案馆催了以后。 这意味着建设单位在排竣工计划时，必须把工程档案整理立卷放进前置节点。 如果工程档案没整理好，后面的档案验收、备案查验都可能受到影响。 新规明确，城建档案管理部门应当对需要移交的工程档案进行验收，出具工程档案验收意见书。建设工程竣工验收备案时，住房城乡建设主管部门应当查验工程档案验收意见书。 这句话对项目负责人很重要。 以前很多人觉得档案是资料口的事，备案是手续口的事，两个流程可以分开看。 现在不能这么看了。 备案时要查验工程档案验收意见书，这就意味着档案工作和竣工备案之间的关系更紧了。 当然，不能简单理解成“档案有一点问题就一定不能备案”。 但可以确定的是，档案验收意见书已经成为建设单位必须提前准备的关键材料。 更直接的要求在第十九条。 工程建设单位应当在工程竣工验收备案前向城建档案机构移交工程档案。工程竣工验收备案后形成的工程档案，应当在工程竣工验收备案后三个月内移交。 这就把时间说清楚了。 备案前，该移交的工程档案要移交。 备案后形成的工程档案，也不能无限期拖着，三个月内要移交。 所以建设单位现在最该做的，不是等地方细则出来后再研究，而是先把内部管理动作做起来。 第一，项目立项和招标阶段，就要把档案费用列进去。 新规已经明确档案相关费用应列入建设工程造价。 如果前期没安排费用，后面竣工图编制、档案整理、数字化、移交整改都可能扯皮。 第二，合同里要把档案责任写清楚。 施工单位交什么资料，设计单位配合什么内容，监理单位审核什么，竣工图由谁编，什么时候交，达不到要求怎么整改，都要提前约定。 不要只写一句“按规定提交资料”。 这句话太虚，真出问题时很难落地。 第三，建设单位要建立工程档案节点台账。 开工前查一次，基础阶段查一次，主体阶段查一次，装饰安装阶段查一次，竣工验收前集中复核一次。 每个阶段缺什么资料，谁负责补，什么时候补完，都要有记录。 第四，竣工验收计划里要单独列出档案验收节点。 不是等竣工验收会开完了，再回头准备档案。 而是要在组织竣工验收前，把工程档案整理立卷、验收申请、整改复核都排进去。 第五，电子档案和BIM资料也要提前纳入移交准备。 新规明确，电子档案、建筑信息模型 BIM 等档案数字资源应当移交。 这说明以后档案管理不只是纸质档案的问题。 如果项目从一开始就有BIM、电子签章、数字化图纸、扫描资料，就要提前考虑这些数字资源怎么归集、谁负责、怎么校验、怎么移交。 还有一个风险点，建设单位也要重视。 新规明确，单位或者个人在城建档案形成、收集、整理、移交、保管、利用等活动中违反规定的，依据《档案法》《档案法实施条例》《建设工程质量管理条例》等法律法规予以处罚。同时，城建档案管理部门应当建立健全信用信息归集、评价、应用机制，依法采取守信激励和失信惩戒措施。 这不是说所有档案问题都会被处罚。 但它说明，工程档案已经进入更正式的责任管理和信用管理框架。 以后档案不完整、不真实、不按时移交，不能再只当作内部资料问题。 对建设单位来说，第61号令真正传递的信号很清楚： 工程档案要前置。 责任分工要前置。 费用安排要前置。 竣工图和数字资料要前置。 过去靠最后补资料、临时催签字、集中赶移交的模式，以后会越来越难。 如果你是建设单位，现在最该做的不是等，而是把所有在建项目的档案责任重新过一遍。 哪些项目快竣工？ 哪些资料还没同步归档？ 哪些竣工图还没明确编制单位？ 哪些电子资料、BIM模型还没有移交方案？ 先把这些问题查出来，比等到备案前再着急要稳得多。 第61号令不是让建设单位多做一件杂事。 它是在提醒建设单位：工程档案已经变成项目管理的一道硬节点。 谁还把它当成最后补的资料，谁后面就可能被资料反过来卡住。
