建设项目归档文件中的原件与复制件

DA/T 28和Q/SY 06810中均要求“归档的项目文件正本应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档，且应加盖复制件提供单位公章”。此项要求应从三方面理解：

一、归档的项目文件正本应为原件。

     一般情况下，归档文件应为原件，原件应为原始形成的文件，文件中签字及及印章均为原始签字和印章，复印后加盖印章的文件不得视为原件。

二、因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

     “因故”，即要有客观存在的理由，且原件确实不能补充或不能提供，相关理由应得到各方特别是档案部门的认可。

     一般来说，不能提供原件的常见情况有：承包单位的证照及体系文件，如企业资质、营业执照、人员资质文件等；一批次材料中，仅部分材料用于该项目，材料对应的证明文件不能提供原件的；多个项目或多个客户共用的文件，例如焊评，型式检验、防爆合格证等。

      多个单项工程或多个单位工程共用的文件，可将原件归档于其中一个单项或单位工程，其他采用复制件归档。

三、复制件归档的，应具有凭证作用并加盖复制件提供单位公章。

      归档文件为复制件的，应首先考虑补充原件归档，经多方努力不能补充原件的方可考虑采用“具有凭证作用的复制件”归档。

      具有凭证作用的复制件应具备三个条件：

 复制件证明章一般加盖在页面下方，推荐格式如下：