监理机构应由总监或总监代表负责，各专业监理工程师作为本专业的第一责任人，对监理资料的收集、整理、评定、归档进行认真把关，有问题不找监理员，先追究专业监理工程师的责任，再追究总监或总监代表的监督管理责任。
承包人机构应由项目经理负总责，项目技术负责人具体负责，工程质检部门进行具体工作，要选任大专以上有一定经验的人员担当专职档案员。
业主机构应由分管生产的领导负责，质检部门具体落实。
只有建立职责明确的资料整理组织体系，才能有条不紊地进行后续工作的运作，否则，都没责任，仍是一锅粥。