预备费原则上用于因项目建设期材料价格上涨、政策调整、地质条件发生重大变化和自然灾害等不可抗力增加的概算，其他原因需要使用预备费的，应征得概算批复部门同意。对于确需调整概算的，项目审批部门委托评审后核定调整。由于材料价格、人工费用等上涨增加的投资不作为计算其他费用的取费基数。申请调整概算的项目，对于使用预备费可解决的，不予调整概算。
在某些地方，财政评审有一条不成文规定，即结算金额不能超过施工合同价的10%。此时，概算中的预备费和总承包合同中的暂列金额显得尤为重要，它们是防止结算金额大幅超出签约合同价或预算的重要预防措施。如果建设单位在编制概算时未列入预备费，在编制招标控制价及签订合同时也未设定暂列金额，一旦签证变更索赔比例过高，将导致许多不必要的麻烦、复杂的程序，甚至可能引发审计风险、结算困难或纠纷。
其次，要在施工总承包或EPC总承包合同中合理设置暂列金额。暂列金额是指发包人在工程量清单或预算书中暂定并包括在合同价格中的一笔款项，用于工程合同签订时尚未确定或者不可预见的所需材料、工程设备、服务的采购，施工中可能发生的工程变更、合同约定调整因素出现时的合同价格调整以及发生的索赔、现场签证确认等的费用。
暂列金额由招标人根据工程特点、工期长短，按有关计价规定进行估算确定，一般可以分部分项工程费的10%~15％为参考。
