二、收文及资料管理
　　　收到文件和资料立即填写收文登记本（附表1）并分类填写收文清单（附表2）按规定传阅并妥善分类存放、归档。
　　　受控文件和资料必须填写受控文件清单（附表3）。
　　　定期检查文件和资料的现行状态，清理过期文件和资料。
　　　1、发文及资料管理
　　　对外发文必须经经理或总工审批，由质保部统一编号，采用A-27通用表格（附表4），文件内容可增加附页。
　　　2、对内发文
　　　（1）对内发文及资料采用统一（附表5）格式，发文须署名起草人，经部门负责人签字、分管领导审批。
　　　（2）发文必须进行编号，编号格式EHRQ-WZ-类-年-月-日（ ）
　　　（3）发文手续完备后，填写发文登记本（附表6），并要求收文人签字。
　　　（4）原件一式三份，分发本部门、质保部、主办部门，其他部门相关发复印件。
　　　（5）按类别归档所发文件和资料并填写发文清单（附表7）。
　　　3、材质书、报表管理
　　　（1）收到材质书时必须在材料验收记录台帐上注明。
　　　（2）发放材质书时必须填写质量证明书登记及交接记录台帐（附表8）。
　　　（3）材质书原件交质保部存档，复印件及记录每季交物资部归档。
　　　4、报表一式三份、必须有填报人、部门负责人签字，一份交财务或成本考核部门或外报（外报报表须经分管领导或经理审批），一份交物资部归档，另一份制表人留存。
　　　5、建立文件和资料现行状态清单（附表9），掌握文件和资料的现行状态。